1.原始凭证的内容
原始凭证是用来记录经济业务发生或完成情况的,由于日常发生的经济业务是千差万别的,记录经济业务的原始凭证的具体内容、格式也必然是多种多样的。但任何一张原始凭证都是作为经济业务发生的原始证据,都必须客观地记录和反映经济业务的发生和完成情况,必须明确经办单位、部门及人员的经济责任。这就决定了各种原始凭证具备着一些共同的基本内容,原始凭证所包含的基本内容,通常称为凭证要素,主要包括:
(1)原始凭证的名称。
(2)填制原始凭证的日期和凭证编号。
(3)接受原始凭证的单位名称。
(4)经济业务的基本内容,包括内容摘要、实物数量、单价、金额等。
(5)填制单位签章。
(6)经办人员的签名或盖章。
(7)凭证附件。
除了上述基本内容以外,不同的原始凭证根据其所反映的经济业务,还有着不同的其他内容。
2 原始凭证的要求
原始凭证的填制应根据经济业务的执行和完成的实际情况直接填制(由经办人填制,不是财会人员填制)或由财会人员根据账簿记录的有关资料填制。为了保证会计核算资料的真实、准确、及时,原始凭证的填制应遵循记录真实、内容完整、填制及时和填写规范等要求。
1.记录合法、真实
对经济业务发生或完成情况应如实地进行记录,不得弄虚作假。原始凭证上所填写的日期、经济业务的内容和有关数据都要真实可靠,要符合有关经济业务的实际情况,不可估计或匡算。
凭证所反映的经济业务必须合法,必须符合国家有关政策、法令、规章、制度的要求,不符合以上要求的,不得列入原始凭证。
2.内容完整
原始凭证应按规定的格式和内容逐项填写齐全,不得遗漏和省略,必须符合手续完备的要求,经办业务的有关部门和人员要认真审查,签名盖章。项目填列不全的原始凭证,不能作为经济业务的合法证明,也不能作为编制记账凭证的依据和附件。
凡是填有大写和小写金额的原始凭证,大写与小写金额必须相符;购买实物的原始凭证,必须有验收证明;支付款项的原始凭证,必须有收款单位和收款人的收款证明,付款人不能自己证明自己已付出的款项。
自制的原始凭证,应有经办人员和经办单位负责人的签名或盖章;从外单位取得的原始凭证,除某些特殊的外来原始凭证如火车票、汽车票外,必须盖有填制单位的财务专用章,没有公章或财务专用章的原始凭证应视为无效凭证不能作为编制记账凭证的依据;从个人取得的原始凭证,必须有填制人员的签名或签章。
一式几联的发票和收据,必须套写,并连续编号,作废时应加盖“作废”戳记,连同存根一起保存,不得撕毁;发生销货退回时,除填制退货发票外,退款时,必须取得对方的收款收据或银行的汇出凭证,不得以退货发票代替收据。
职工因公借款收据,必须附在记账凭证上,收回借款时,应另开收据或退还借据副联,不得退还借款收据;经有关部门批准办理的某些特殊业务,应将批准的文件作为原始凭证的附件,若批准文件需要单独归档,应在凭证上注明批准机关名称、日期和文件字号。
3.手续要完备
单位自制的原始凭证必须有经办单位负责人或者其他指定的人员签名盖章;对外开出的原始凭证必须加盖本单位公章;从外部单位取得的原始凭证,必须盖有填制单位的公章;从个人取得的原始凭证必须有填制人员的签名盖章。
4.填写清楚、规范
原始凭证的各项内容必须详尽地填写齐全,不得遗漏,而且凭证填写的手续必须完备,符合内部牵制原则。
填制凭证时,应认真书写原始凭证上的数字和文字,字迹要清晰、工整,不得潦草。如果填写过程中出现文字或数字错误,不得任意涂改、刮擦或挖补,应按规定的方法予以更正。对某些重要凭证如支票填写错误,则不能更正,更不能撕毁,而应办理作废手续后重新填制,作废的凭证要加盖“作废”戳记,按原编号顺序与其他存根联一起保存。使用印有编号的原始凭证,应按编号连续使用。原始凭证的填制,除需要复写的外,必须用钢笔或碳素笔书写。属于套写的凭证应一次套写清楚,做到不串格、不串行。
凭证上阿拉伯数字应当一个一个准确、清晰地书写,不得连笔书写。阿拉伯金额数字前面应当书写货币币种符号或者货币名称简写,如人民币币种符号为“¥”,美元币种符号为“$”等。币种符号与阿拉伯数字之间不得留有空白。
大写金额数字用汉字壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元、角、分、零、整等,一律用正楷或者行书字书写。大写金额数字前应当书写有“人民币(大写)”字样,与大写金额数字之间不得留有空格。阿拉伯金额数字中间有“0”时,汉字大写金额要写“零”字;阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时,汉字大写金额中只用一个“零”表示;阿拉伯金额数字元位是“0”,或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”,但角位不是“0”时,汉字大写金额可以只写一个“零”字,也可以不写“零”字。大写金额数字到元或者角为止的,在“元”或“角”字后应加“整”或“正”字断尾;大写金额数字到分的,其后不写“整”或“正”字。如金额300060.50,汉字大写金额应写为:人民币叁拾万零陆拾元伍角整,或写成人民币叁拾万零陆拾元零伍角整。银行结算制度规定的结算凭证、预算的缴款凭证、拨款凭证、企业的发票、收据、提货单、运单、合同、契约、以及其他规定需要填列大写金额的各种凭证,必须有大写的金额,不得只填小写金额而不填大写金额。
5.编号要连续
各种凭证都必须连续编号,以备查核。如果原始凭证已预先印好编号,在写坏作废时,应加盖“作废”戳记,妥善保管,不得撕毁。
6.不得涂改、刮擦、挖补
原始凭证记载的各项内容均不得涂改、刮擦或挖补。原始凭证有错误时,应当由出具单位重开或更正,更正处应加盖出具单位公章。原始凭证金额有错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。
以支票为例,支票是银行的存款人签发给收款人办理结算或委托开户银行将款项直接支付给收款人的一种票据。企业在填写支票时,应认真填写支票的有关内容,如支票号码、签发日期、开户银行名称、签发单位账号、收款人名称、取款金额、取款用途,并加盖印章。必须做到要素齐全、内容真实、数字正确、字迹清晰,不潦草,不错漏,做到标准、规范,防止涂改。签发时应使用墨汁或碳素墨水填写,未按规定填写,被涂改冒领的,由签发人负责。支票大小写金额和收款人不得更改,其他内容如有更改,必须由签发人加盖预留银行印鉴之一证明。与签发一般支票不同,如果单位向银行提取现金,其收款人和签发人都是本单位。
7.填制及时
原始凭证应在经济业务发生或完成时及时填制,并按规定的程序和手续传递给有关业务部门和会计部门,以便及时办理后续业务,进行会计审核和记账。