需要发函核查的情形
直属税务分局对外贸企业申报的出口退（免）税有下列情形之一的，会要求外贸企业填报《外贸企业出口业务自查表》，并分析有关内容。直属税务分局对《外贸企业出口业务自查表》分析核查后未发现明显疑点的，可根据审核、审批程序办理出口退税；核查后不能排除明显疑点的，会通知企业退单发函，企业做好发函文件通过各审核科的发函岗发函。
（一）出口业务涉及国家税务总局预警信息，包括国家税务总局预警出口企业、国家税务总局预警供货企业、国家税务总局预警出口商品等。
（二）税务系统内部提供涉嫌骗取出口退税线索的。
（三）税务系统以外部门提供涉嫌骗取出口退税线索的。
（四）出口企业及供货企业均属关注企业，且出口关注商品的。
（五）关注企业首次出口关注商品的。
（六）出口企业首次从关注企业购进关注商品出口的。
（七）有下列情形，且出口企业盖有公章的书面理由不充分的：
1.出口货物换汇成本高于合理上限的。
2.出口关注商品，且关注商品出口数量月度增幅超过20%或出口单价与上次申报相比超过10%。
3.出口关注商品，且关注商品进货单价与上次申报相比超过10%。
4.跨境贸易人民币结算业务经分析异常的。
（八）直属税务分局认为需要调查的其他情况，比如发现供货企业所在地、货物启运地、报关口岸、离境口岸、出口国别、运输方式等内容两项或多项之间明显有悖常理,首次出口非传统商品且属跨大类商品出口企业无充分的盖有公章的书面理由的等。
二、重新发函的情形
有以下情形之一的，直属税务分局会根据企业的书面申请，给予重新发函并向复函地税务机关说明理由：
（一）函调系统发函信息数据录入错误的；
（二）出口企业或其他单位不属于复函税务机关管辖范围内的；
（三）直属分局认为需要重新发函的其他情况，如第一次复函项目填写不完整、内容不规范等。